La
tecnología de trabajo personal es la más
conocida, y abarca aplicaciones como procesadores
de textos, planillas de cálculo, base de
datos, programas de creación y edición
de imágenes, audio, video, etc.
Las más novedosas para los teletrabajadores
son las tecnologías de vinculación
y trabajo colaborativo a distancia. Actualmente
hay una gran variedad de soluciones tecnológicas
para estas aplicaciones. El propósito
de estas líneas es dar ideas que sirvan
como bases de reflexión a la hora de
decidir la selección de las mismas.
Las tecnologías disponibles pueden clasificarse
en:
a) Por su costo de adquisición:
· Software gratuito ("free",
que tradicionalmente se le conoce como "freeware").
El uso del mismo es totalmente gratuito.
· Software de adquisición paga.
Incluye el que se entrega gratuitamente a prueba
y luego debe ser comprado para utilizarlo permanentemente
(lo que se suele conocer como "shareware").
· Software de uso pago. No se adquieren
los programas, sino que se paga por el uso de
los mismos.
b) Por sus aplicaciones:
· Software de enlace o encuentro (por
ejemplo ICQ, Messenger, etc.).
· Software de comunicación persona
a persona (por ejemplo chat de texto, comunicación
por audio o video, etc.).
· Software de comunicación en
grupos (por ejemplo chat de texto, chat de audio
y video multiusuario, foros, aplicaciones compartidas,
etc.).
· Software de administración y/o
creación de documentación.
· Software de organización del
trabajo (agendas, work flow, etc.).
· Software de administración de
actividades.
· Software para transacciones de comercio
electrónico.
· Software para otras aplicaciones.
Sobre el software gratuito cabe aclarar algo.
Se trata de software que se ofrece sin costo
de licencia de uso, y no debe ser confundido
con el software de código abierto ("open
source") que tiene el código de
programación disponible de forma tal
que pueda ser utilizado, modificado, integrado,
completado, etc. por programadores que no intervinieron
en su desarrollo original. El software de código
abierto, al que algunos llaman "software
libre" puede ser o no gratuito.
En la aplicación de uno y otro es importante
tener en cuenta que el costo principal del uso
del software no suele ser el de licencia, sino
el de implementación y funcionamiento,
además de los costos ocultos en las oportunidades
perdidas. Por ejemplo, si a partir de una aplicación
gratuita, e incluso de una de código
abierto, se trata de implementar algo más
elaborado, el costo de desarrollo puede llegar
a ser varias veces el de uso de un software
pago que desde el principio haga lo que se necesita.
Por esa razón es que hace algún
tiempo ha surgido otro tipo de división
en el mundo de la informática, entre
quienes compran software (o su instalación,
puesta en marcha y operación) y quienes
suministran servicios de uso de software, asumiendo
todos los costos y tareas técnicas relacionadas
con él, tanto en la operación
como en el desarrollo de aplicaciones nuevas.
Al utilizar esos servicios se está seguro
de dónde está el límite
de los costos y lo que se recibe es un producto
en funcionamiento, no una promesa. Esos operadores
distribuyen el costo de implementación,
mantenimiento, desarrollo, alojamiento y asistencia
técnica entre muchos usuarios, por lo
que pueden ofrecer costos individuales notablemente
menores que los de implementación independiente.
Selección de software
A la hora de elegir el software para cualquier
aplicación es importante tener en cuenta
que se usará para trabajar, en muchos
casos en contacto directo con el cliente, y
por lo tanto:
· Es imprescindible que funcione siempre
bien (de lo contrario ahuyentaremos a nuestro
cliente).
· Conviene que sea sencillo de usar.
En especial esto es importante atendiendo a
las necesidades del cliente, pues no tiene sentido
obligarlo a hacer un curso para que podamos
prestarle nuestros servicios.
· Debe brindar todas las facilidades
que se necesitan, o tener la posibilidad de
integrarlas. Aquello que no se puede hacer exactamente
cuando se necesita se transforma en un costo
por una oportunidad perdida.
· Debe permitir manejar el trabajo en
condiciones que aseguren la confidencialidad
de la información guardada (impedir el
acceso a los intrusos). Como está demostrado
en el mundo, eso es difícil de lograr.
· Debe permitir la comunicación
reservada (encriptada o con protocolos especiales),
para que si los mensajes son interferidos por
personas extrañas no los puedan interpretar.
De ese modo se evita que el propio trabajo sea
observado y eventualmente alterado por otros.
· Cuando se emplea para generar productos,
conviene que los mismos sean intercambiables,
es decir utilizables por los clientes y otros
teletrabajadores.
Además, considerando que el software
(incluso el gratuito) implica un costo, es importante
que sea económico. Trataré este
punto a continuación.
Consideraciones sobre el costo del software.
1- Software de uso personal.
Los componentes claves del costo en este caso
son:
· Costo de adquisición del software.
· Costo de instalación (asesoramiento
de terceros, costo de pruebas, etc.).
· Costo de aprendizaje a utilizarlo.
· Costo de resolución de los problemas
que se presentan en el uso del software.
· Costo de recuperación o reconstrucción
de la información perdida o dañada
como consecuencia del uso del software.
Aquí es importante tener en cuenta que
no siempre el software más difundido
o el más costoso es el mejor para una
determinada aplicación.
2- Software de vinculación y trabajo
colaborativo
Los componentes claves del costo son los mismos
que en el caso anterior. A éstos se agregan:
· Costo operativo (alojamiento del software
y de los datos procesados).
· Costo de mantenimiento y actualización.
· Costo del tiempo perdido por el uso
del software. Por ejemplo, un par de buenos
productos para mantenerse comunicado con los
clientes y otros teletrabajadores son el ICQ
y el Messenger. Pero en ambos casos, si uno
se mantiene visible (la única forma que
tiene sentido si lo que se busca es poder establecer
la comunicación) se está expuesto
a interrupciones frecuentes en el trabajo, y
a tener una muy baja productividad. Por ello,
hay que usarlos con cuidado.
En general, existe una fuerte tendencia a usar
software de licencia gratuita o el de código
abierto, creyendo que con él se ahorra
dinero. Pero en la práctica ello no es
necesariamente válido. Hay que tener
en cuenta que ese software:
· Debe ser instalado en algún
lugar, y eso tiene un costo. Y si se desea contar
con una conexión rápida (para
no perder tiempo y no hacerlo perder al cliente),
ese costo suele ser alto.
· Debe ser instalado, puesto a punto
y mantenido por alguien, y eso tiene un costo.
Y muchas veces, en vez de depender del software
se pasa a depender de los programadores.
· Su desarrollo continuo debe ser realizado
por alguien, y eso tiene un costo. El mundo
de la informática evoluciona continuamente,
y el software tiende a convertirse rápidamente
en obsoleto, salvo que se lo actualice frecuentemente.
· Se debe aprender a utilizarlo por uno
mismo o pagándole a alguien, porque generalmente
quien provee el software no brinda asistencia
técnica a los usuarios (o al menos no
lo hace gratuitamente). Y cuando se trata de
enseñarle al cliente, las cosas se complican.
· Si resulta insuficiente para lo que
se está haciendo y se desea agregar alguna
otra aplicación, es necesario hacerlo
por uno mismo, y en forma independiente del
software original, ya que no está previsto
un servicio de integración de soluciones
a medida. En consecuencia se debe afrontar un
nuevo costo. Y generalmente resulta mucho más
costoso desarrollar una aplicación que
usar una existente.
· Tratándose de un software de
disponibilidad pública, las condiciones
de seguridad informática que brinda pueden
ser limitadas, y a veces débiles, en
especial cuando es de código abierto.
Quizás el software en sí mismo
sea seguro, pero es difícil asegurar
que lo sean las implementaciones.
Ante este panorama, a la hora de elegir un
software para teletrabajo conviene considerar
en primer lugar las siguientes alternativas,
y valorar en ellas todos los componentes de
costos indicados más arriba:
a) Adquisición de software sin costo
o con bajo costo de licencia, instalado por
propia cuenta. Puede ser de código abierto
si se está dispuesto a contratar a programadores
para adaptarlo a lo que se necesita, o de código
cerrado si ofrece todas las prestaciones necesarias.
b) Utilización de software sin costo
o con bajo costo de licencia, que ofrezca todas
las prestaciones que se puedan necesitar, suministrado
por servicios especializados en teletrabajo.
Como ya se dijo, en ningunos de estos casos
el costo de operación del teletrabajo
es nulo.
En el primero, si bien no hay costo de licencia
lo hay (y a veces bastante alto) de instalación,
mantenimiento, operación y corrección
de problemas debidos al software mismo, a problemas
de implementación, a pérdidas
de tiempo, a pérdidas de oportunidades
de negocios, a errores de uso y a fallas en
la seguridad informática.
En el segundo, el costo está proporcionado
al servicio que se recibe, que además
del uso del software en sí en algunos
casos incluye la asistencia técnica de
uso, el desarrollo o la integración de
nuevos recursos, etc. Como el servicio es suministrado
por expertos, ellos se ocupan de los aspectos
claves de la tecnología, tales como la
fiabilidad, la disponibilidad, la seguridad
informática, etc., y dejan al teletrabajador
la posibilidad de dedicarse a su verdadero campo
de especialidad. Incluso en algunos casos ofrecen
la posibilidad de adaptar el software a necesidades
especiales (con el mismo efecto que se logra
cuando se usa software de código abierto
y un equipo de desarrollo propio).
Comentarios finales
En mi experiencia, tanto en la aplicación
de software para teletrabajo como para educación
se suelen presentar dos instancias bien diferenciadas.
Cuando un teletrabajador recién se inicia
y no dispone de recursos pero sí de tiempo
(pues tiene poco trabajo) resulta atractivo,
interesante e instructivo utilizar software
gratuito o de bajo costo, para experimentar
todo lo que se pueda, e incluso de código
abierto para tratar de aprovecharlo (sobre todo
si es gratuito). Eso también sucede en
el e-learning, cuando las instituciones dan
sus primeros pasos en ese campo y tienen tiempo
de experimentar sin perjudicar seriamente a
muchos alumnos.
Pero a medida que se va avanzando en la actividad,
tanto los teletrabajadores como las instituciones
necesitan ir enfocándose cada vez más
en su verdadero negocio, y asegurar que las
herramientas que usan para su trabajo (entre
ellas el software) funcionen siempre bien y
les den todos los servicios necesarios, sin
quitarles tiempo ni distraerles de su actividad
principal. Entonces se observa que tanto quienes
hacen teletrabajo como aquellos que se dedican
a la teleeducación tienden a utilizar
soluciones que realmente les sirvan desde el
punto de vista funcional.
Por cierto, la primera etapa, de experimentación
y en algunos casos improvisación, es
muy útil, pues durante ella se aprende
a valorar las prestaciones reales de las herramientas
informáticas y se perfeccionan los criterios
de decisión a usar en la segunda, cuando
lo que se esperará obtener serán
soluciones oportunas.