Sociedad de la Informacion y el Conocimiento

La oficina virtual en el área de servicios

Presentamos un extracto -por razones de espacio- del artículo de Rene Orlando Salazar Carvajal sobre la Oficina Virtual publicada en gestiopolis.com, desde donde se podrá leer su texto completo.

15-10-10

En la actualidad las empresas se apoyan fuertemente en diferentes herramientas a fin de facilitar la manera en que se realiza su trabajo y al mismo tiempo incrementar los niveles de desempeño y productividad.  Definitivamente la oficina en nuestros días debe ser más dinámica y no estar limitada a horarios ni lugares. Ahora cuando el personal no está dentro de su oficina puede alcanzar la información que está dentro de ella.

Esencial y técnicamente la oficina virtual no es más que la unión de un computador generalmente portátil, con capacidad para comunicaciones, un  teléfono digital móvil, software de red, componentes multimedia y algunos programas específicos según la labor que desempeña el trabajador.  Pero este pequeño equipo permite a los trabajadores realizar las labores desde su casa, automóvil o donde a bien lo crean conveniente. Esta situación trae consigo un cambio radical en las pautas de trabajo, y revoluciona el mundo empresarial y profesional, con incrementos de productividad y ahorro de tiempo y dinero.

VENTAJAS DE LA OFICINA VIRTUAL

a. Incremento de la Productividad. 
• Trabajar en casa significa que el tiempo que tarda en ir y volver del trabajo se puede convertir en tiempo de trabajo. Además el trabajador se siente cómodo.
• El sistema de pago generalizado para la oficina virtual liga estrechamente  el salario y el rendimiento, lo que significa que no se está pagando ningún tiempo improductivo.  La oficina virtual impone la realización de unas determinadas tareas en determinado tiempo, puesto que, el jefe no puede estar vigilando el trabajo realizado.
• Los trabajadores virtuales  se encuentran con un modo de trabajar que les atrae más y les anima mas a trabajar
• El ausentismo en el trabajo se reduce, ya que  por ejemplo, en un empleo normal si el trabajador amanece enfermo ese día no va al trabajo, es decir, que el día laboralmente se pierde, incluso justificadamente.  Con la oficina virtual el trabajador en su convalecencia se puede dedicar a trabajar. Además, por ejemplo, algunas empresas han incrementado su productividad ya que el costo de entrenar personal suplente, para las mujeres que quedaban embarazadas, se redujo, gracias a que ellas realizan su trabajo estando en casa y atendiendo su estado.
• Los incrementos de productividad están condicionados por los equipos que se utilicen y por la tecnología en general, por la infraestructura técnica, la organización de la empresa y obviamente por el tiempo de adaptación de los trabajadores y la empresa al sistema.

b. Reducción de costos.  Básicamente, la reducción esencial que se hace gracias a la oficina virtual, se  relaciona con el status de la misma; es decir, las empresas incurren en costos altísimos, gracias a tener ubicadas sus dependencias en edificios gigantescos, con variedad de lujos y servicios, y obviamente con personal que a la postre puede llegar a ser innecesario.
• Costos de servicios públicos altísimos; mantenimiento de los bienes muebles e inmuebles; pólizas millonarias de seguros; llamadas injustificadas, inútiles o personales; cantidades innecesarias de equipos como fotocopiadoras, impresoras y material de oficina; personal en exceso innecesario como recepcionistas, vigilancia, apoyo administrativo, etc. 
• Ejemplo de esta reducción de costos en Kodak, es la venta del edificio de la calle 26, y la compra de dos pisos al norte de Bogotá,  efecto de esta transacción de mas o menos 350 empleados en ese edificio central, se redujo a 100 contando los trabajadores virtuales que son 49 en la actualidad; así se redujeron costos que permitieron subsanar faltas presupuestales, y conseguir el incremento de sus utilidades.

c. Dirección por objetivos.  La oficina virtual no se concibe sin la dirección por objetivos, por efectividad y por resultados.  Ello obliga a un planteamiento de racionalización de la estructura básica de gestión.  Al no haber presencia, pierde vigencia el método tradicional dirección - control de la actividad.  El trabajador virtual es invisible, no se sabe que hace en cada momento.  Pero se incrementa el control sobre la prestación del trabajo de cada uno de los trabajadores, puesto que se les puede controlar por medios informáticos.

d. Nuevas actitudes ambientales.  Las empresas, gracias a la tecnología de la oficina virtual, pueden considerarse contribuyentes en la preservación del medio ambiente, gracias a que reducen los viajes al trabajo y así la emisión de gases contaminantes por parte de los vehículos de los trabajadores. Gracias a esto, las empresas recuperan y ganan en su imagen corporativa ante la opinión publica, lo que reporta ganancias en clientes y en aceptación por parte del público.

e. Mejor atención al cliente.  En la oficina virtual los tiempos de respuesta a los clientes es mas rápida, debido principalmente a la facilidad de comunicación y que el trabajador virtual realiza su labor sin un horario fijo. 
• El cliente adquiere las ventajas de mayor disponibilidad, mayor capacidad de reacción, de eficacia, de calidad de servicio y de imagen del proveedor. 
• Existe mas agilidad para responder a imprevistos, a interrupciones del transporte, a caídas de computadores o líneas. 

Pero no todas son ventajas que impactan únicamente en la empresa. En el próximo boletín enumeraremos lo que la oficina virtual brinda al teletrabajador.

Extractos del artículo de Rene Orlando Salazar Carvajal en Gestiopolis.com

Fuente: IMPACTO DE LA OFICINA VIRTUAL EN EL AREA DE SERVIC (http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/virtualoff)